La descrizione delle diverse tipologie documentarie presenti nel Charlie Chaplin Archive è strutturata secondo le aree e la punteggiatura prescritte dagli International Standard for Bibliographic Description promossi dall'International Federation of Library Associations and Institutions, pubblicati in Italia a cura dell'Istituto Centrale per il catalogo unico delle biblioteche italiane e per le informazioni bibliografiche.
Per il materiale inedito ci si è avvalsi delle Regole di catalogazione angloamericane, seconda edizione, revisione del 1988, redatte sotto la direzione del Joint Steering Committee for Revision of AACR, the American Library Association, the Australian Committee on Cataloguing, the British Library, the Canadian Committee on Cataloguing, the Library Association, the Library of Congress, a cura di Michael Gorman e Paul W. Winkler, edizione italiana a cura di Rossella Dini e Luigi Crocetti, Bibliografica, 1997.
Per la descrizione del materiale fotografico sono state osservate le regole proposte da La fotografia : manuale di catalogazione, a cura di Giuseppina Benassati, introduzione di Marina Miraglia, Grafis Edizioni, 1990.
Il tracciato catalografico prevede l'utilizzo di ulteriori campi descrittivi come "Tipologia", "Natura", "Serie di appartenenza", "Sommario" che contribuiscono alla definizione e all'analisi critica del documento e sono canale di accesso poiché tutte le parole funzionano da chiave di ricerca.
Ogni record bibliografico è in relazione con liste di Autori, Soggetti, Filmografia, Bibliografia.
Nell'indice autori sono presenti tutte le persone fisiche o gli enti che hanno contribuito alla creazione intellettuale e artistica del documento, che sono responsabili della sua pubblicazione o distribuzione e che compaiono come "destinatari" del documento.
La forma dell'intestazione segue le Regole italiane di catalogazione per autori dell'Istituto centrale per il catalogo unico delle biblioteche italiane e per le informazioni bibliografiche, Ministero per i Beni Culturali e Ambientali, ICCU, 1979.
La soggettazione si è attenuta alle voci di soggetto previste dalla bozza di Soggettario cinema e precinema redatta dalla Biblioteca Internazionale di Cinema e Fotografia "Mario Gromo", Museo del Cinema di Torino, Università degli Studi di Torino e Cineteca Comunale di Bologna.